Как оформить командировку в 2026 году: пошаговая инструкция

Эксперт:

Что такое командировка

Согласно Трудовому кодексу РФ, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок. Она имеет следующие признаки:

• Поездка связана с выполнением служебного поручения.
• В командировку могут отправиться только штатные сотрудники, работающие по трудовому договору.
• Работа сотрудника обычно не предполагает постоянных разъездов. Например, полеты стюардов или поездки проводников не считаются командировками.

1. Убедиться, что у сотрудника нет ограничений на поездки

Сотрудников можно разделить на три категории.

Можно ли отправить в командировку иностранного сотрудника

Иностранные работники могут быть направлены в командировки при соблюдении определенных условий:

• Иностранные граждане, имеющие вид на жительство в РФ, не имеют никаких ограничений на поездки по РФ, поэтому их можно направить в служебную командировку по тем же правилам и в те же сроки, что и российских работников.
• Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин может быть направлен в командировку за пределы субъекта РФ, в котором ему выданы патент или разрешение на работу, если его трудовая деятельность относится к профессиям или должностям, перечисленным в приложении к приказу № 564н.
• Иностранец с РВП (разрешением на временное проживание) может быть направлен в служебную командировку. Общая продолжительность трудовой деятельности такого иностранного гражданина вне пределов указанного субъекта РФ в этом случае не может превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.
• Граждане ЕАЭС имеют те же права, что и российские граждане.

2. Забронировать билеты и гостиницу

Работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на проезд и проживание, суточные и другие затраты, одобренные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Для заграничных поездок также возмещаются расходы на оформление документов, медстраховку, визы и консульские сборы.

Для экономии времени бухгалтерии оплачивать билеты, трансферы и проживание удобно бизнес-картой. Владельцы премиальных карт — например, премиальной СберБизнес Карты МИР Supreme Business — получают дополнительные бонусы: повышенные лимиты на снятие наличных и переводы и доступ в бизнес-залы аэропортов и вокзалов по всему миру.

3. Рассчитать и выдать суточные

Суточные — это компенсация расходов сотрудника, связанных с проживанием вне места жительства. Они выплачиваются за каждый день командировки, включая дорогу, вынужденный простой или болезнь. Размер суточных определяется компанией и должен быть прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Важно:

• За однодневные поездки по России суточные не выплачиваются.
• За поездки за границу в пределах одного дня выплачивается 50% нормы в иностранной валюте.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам. Если работник проделал путь на служебном или личном транспорте, то фактический срок пребывания он указывает в служебной записке. В качестве проездных документов подойдут путевой или маршрутный лист, счета, кассовые чеки и другие документы, подтверждающие маршрут следования. При отсутствии проездных документов срок пребывания можно также подтвердить документами по аренде жилья.

Как считать налоги и страховые взносы с суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности. Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они составляют не более:

• 700 рублей — за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• 3 500 рублей — за каждый день нахождения в командировке за границей.

Если суточные выше этих сумм, НДФЛ удерживается с суммы превышения, а сама сумма облагается страховыми взносами.

Расходы на оформление полиса ДМС для загранкомандировок

С 1 января 2026 года в перечень командировочных расходов, освобождаемых от обложения НДФЛ и страховыми взносами, включены расходы на оформление полиса добровольного медицинского страхования (ДМС).

Это касается полиса ДМС, который требуется для въезда в иностранное государство и пребывания там в период служебной командировки (Федеральный закон от 28 ноября 2025 г. № 425-ФЗ).

Важные условия:

• Освобождение применяется, если полис оформлен именно для целей загранкомандировки.
• Расходы учитываются в составе прочих командировочных расходов и признаются в налоговом учете по налогу на прибыль (или УСН «Доходы минус расходы»).

4. Оформить документы

Для отправки сотрудника в командировку необходимы:

• приказ о командировке,
• уведомление работнику (если требуется его согласие).

Работодатель может оформить служебное задание отдельным документом или включить его в приказ. После возвращения сотрудник должен в течение трех рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах, чеки и другие подтверждающие документы.

После этого производится окончательный расчет. Если командировочные сотруднику выплатили авансом, а фактические расходы оказались меньше, то сотрудник должен вернуть деньги в кассу. Если работник не вернул остаток неиспользованных денежных средств, то работодатель вправе удержать их из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Если работник по документам израсходовал больше средств, чем ему было выдано, то компания должна компенсировать перерасход. Если в командировке используется бизнес-карта, не приходится тратить лишнее время на выдачу средств в подотчет и возврат остатка.

Как оформить командировку, если вы ИП

Индивидуальные предприниматели не могут отправлять себя в командировки. Минфин запрещает учитывать расходы на собственные поездки в налоговом учете.

Обязательные документы

Правильное оформление документов на командировку влияет на то, как компания учтет расходы и начислит налоги: НДФЛ и страховые взносы. По этим документам работодатель определяет период командировки и все гарантии, которые положены сотруднику.

С 1 сентября 2025 года правила оформления командировок регулирует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2025 г. № 501 (ранее действовало Постановление № 749 от 13 октября 2008 г.).

Основные документы:

• Приказ о направлении в командировку — обязательный документ, на основании которого сотрудника отправляют в поездку.
• Проездные документы (билеты, маршрутные листы) подтверждают сам факт командировки.
• Документы, подтверждающие расходы (чеки, счета, квитанции), нужны, чтобы доказать целевое назначение затрат, их размер и основания для возмещения.

Положение о командировках

Чтобы закрепить правила и минимизировать споры, компании стоит принять локальный нормативный акт — положение о командировках. Он не обязателен по закону, но проверяющие органы и суды ориентируются на него при разбирательствах.

Главное об оформлении командировки

• Убедитесь, что сотрудник может отправиться в командировку.
• Забронируйте билеты и проживание.
• Рассчитайте суточные и оформите приказ о направлении работника в командировку.
• После возвращения сотрудника убедитесь, что он предоставил все необходимые отчетные документы.
• Если вы ИП, оформите поездку как материальные расходы.
• С 1 сентября 2025 года оформление командировок регулируется Постановлением Правительства РФ № 501. Проверьте, чтобы пакет документов соответствовал новым требованиям и включал в себя приказ, авансовый отчет, проездные и другие подтверждающие расходы документы. Если где-то в документах компании есть отсылка к старому Постановлению Правительства РФ № 749, то нужно внести изменения и сослаться на новое постановление.